Relizenzierte Software: Startup Capefoxx hilft Unternehmen, Kosten zu sparen und nachhaltig zu agieren

Wissen Sie, ob Ihre Mitarbeiter und Kollegen genau die Software nutzen, die sie wirklich benötigen? Fakt ist, fast alle Unternehmen sind über- oder unterlizenziert. Das heißt, sie bezahlen für Software, die sie gar nicht nutzen. Oder aber sie nutzen Produkte in einem Umfang, für den sie gar keine Lizenzierung besitzen. Und das kann im Zweifelsfall sogar zu Schadensersatzansprüchen der Hersteller führen. Das Startup Capefoxx unterstützt Konzerne wie Miele oder Renault, aber auch kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihren Software-Lebenszyklus zu optimieren. Dabei werden vorhandene Lizenzen genau geprüft und unnötige Produkte an andere Unternehmen weiterverkauft. Gerade etwas ältere Lizenzen können durch das System kostengünstig erworben werden. Wer benötigt schließlich unbedingt für jeden Mitarbeiter die allerneueste Version von Excel? Insbesondere größere Unternehmen können mit Capefoxx Millionen von Euro sparen. Wir haben mit Capefoxx-Gründer Thomas Huth über seinen langen Kampf für die Legalisierung des Weiterverkaufs von Software-Lizenzen gesprochen sowie über ein aktuelles Kooperationsprojekt mit dem großen Autozulieferer ZF Friedrichshafen. 

Thomas Huth von Capefoxx

Thomas, was steckt hinter dem Begriff relizenzierte Software oder auch Gebraucht-Software und wie unterstützt ihr Unternehmen? 

Kein Unternehmen vom Startup bis zum etablierten Konzern kann ohne Software auskommen. Manche Produkte sind handgestrickt, andere – z. B. von Adobe oder Microsoft – gehören für die meisten Unternehmen zum Standard. Die Software-Lizenzen müssen entsprechend eingekauft werden und das kostet gerade in größeren Unternehmen sehr viel Geld.

Wir helfen Unternehmen, ihre Software-Lizenzen zu optimieren. Das heißt, dass wir zunächst genau ermitteln, was sie benötigen und was sie schon haben. In nahezu 100 Prozent aller Fälle liegt eine Unter- oder Überlizenzierung vor – oder sogar beides, vom einen zu viel, vom anderen zu wenig. Wenn Hersteller das bemerken, bleiben kaum Verhandlungsspielräume und die Nachlizenzierung wird sehr teuer, da bei der Nutzung nicht lizenzierter Software sogar Schadensersatzforderungen drohen.

Bevor man sich also in diesem Fall an den Hersteller wendet, macht es Sinn, uns zu kontaktieren. Denn eine günstige Alternative zu den neuen Lizenzen vom Hersteller stellen bereits von anderen Firmen erworbene Lizenzen dar – also relizenzierte Software bzw. Gebraucht-Software. Denn bei Software ist es wie in vielen anderen Lebensbereichen auch – es muss nicht immer neu sein! Da es sich bei Software Lizenzen um immaterielle Nutzungsrechte handelt, unterliegen diese überhaupt keiner Abnutzung und eine gebrauchte Lizenz ist identisch zu einer neuen.

Wie viel sparen die Unternehmen durch euren Service im Schnitt?

Beim Kauf älterer Versionen können Firmen im Vergleich zur aktuellsten Lizenz mitunter 70 bis 80 Prozent sparen. Aber auch bei der jeweils aktuellsten Versionen liegt die Kostenersparnis immer noch bei mindestens 30 Prozent gegenüber dem Herstellerpreis. Neulich haben wir einen großen Kunden ausgestattet. Statt etwa eine Million Euro in neueste Lizenzen vom Hersteller zu investieren, musste das Team bei uns nur 300.000 Euro bezahlen – und alle Mitarbeiter hatten dennoch die Software, die sie tatsächlich brauchen.

Das soll sich auch auf die Umweltbilanz der Unternehmen positiv auswirken. 

Genau. Ältere Versionen haben meistens eine deutlich bessere Umweltbilanz. Sie benötigen weniger Speicher und nutzen weniger Prozessorleistung. Es werden weniger Daten durchs Internet geschickt. Das resultiert in einem deutlich niedrigeren Energieverbrauch der Rechenzentren. Außerdem kann auch die Hardware länger genutzt werden.

Die Software-Hersteller sind von eurem Angebot wahrscheinlich nicht so begeistert? 

Wir haben einen langen Klageweg über mehrere Jahre bis hoch zum europäischen Gerichtshof hinter uns. Die Hersteller wollten ursprünglich nicht, dass man mit ihren Lizenzen handeln kann. Ein Buch darf man kaufen und weiterverkaufen. Eine Software-Lizenz nicht? Wir fanden das absurd und haben Konzerne wie Microsoft und Adobe herausgefordert – mit dem Ergebnis, dass wir die Lizenzen in der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum sowie auf dem britischen Markt von Unternehmen erwerben und weiterverkaufen dürfen. Wir garantieren unseren Kunden mithilfe von Partnern wie Deloitte und KPMG Rechtskonformität. Natürlich erkennen wir die Leistung der Hersteller an. Aber mit dem Verkauf der Lizenzen gilt in den EU-Ländern der „Erschöpfungsgrundsatz“. Er besagt, dass das ausschließliche Recht des Urheberrechtsinhabers, eine Kopie eines urheberrechtlich geschützten Produkts zu verbreiten, mit dem ersten legalen Verkauf erschöpft ist.

Inzwischen könnt ihr große Konzerne wie Renault und Miele zu euren Kunden zählen. Wie lernt ihr diese kennen? 

Wir haben ein großes Netzwerk. Zudem gehen wir natürlich auf Branchenevents und referieren dort über unsere Arbeit. Oft gibt es anfangs Vorbehalte. In Gesprächen merkt man dann, wie durch gezielte Fragen getestet wird, ob wir wirklich Ahnung von der Materie haben. Gegenseitiges Vertrauen ist in unserem Bereich sehr wichtig.

Auch der Automobil-Zulieferer ZF Friedrichshafen gehört zu euren Kunden. Kannst du uns über diese Kooperation ein bisschen mehr berichten? 

Gern. Auch der Kontakt zu ZF Friedrichshafen kam über das Netzwerk eines unserer Mitarbeiter zustande. Das Unternehmen hat heute fast 170.000 Mitarbeiter und dementsprechend weltweit sehr viel Software im Einsatz. Der größte Teil wird über die Zentrale in Deutschland eingekauft. Nachdem sie  vor einigen Jahren bei Microsoft-Office von der Kaufversion in die Cloud gewechselt sind, haben sie uns kontaktiert, um ihre nun nicht mehr benötigten Kaufversionen mit unserer Hilfe zu Geld zu machen. Wir haben also erst einmal zusammen ermittelt, wie viele Microsoft-Lizenzen bei ZF Friedrichshafen im Einsatz waren und für welche die vollständige Lizenzkette unseren Anforderungen entsprechend dokumentiert war. So konnten wir dann über 90 Prozent davon erwerben und weiterverkaufen. Bei den restlichen 10 Prozent handelte es sich um Lizenzen, die entweder außerhalb der EU/EWR gekauft wurden oder wo wichtige Dokumente nicht mehr beizubringen waren.

Gab es bei dem Projekt sonst noch besondere Herausforderungen? 

Der wichtigste Punkt in jedem Projekt ist tatsächlich, ob die Lizenzen in den Ländern erworben wurden, in denen das EU-Recht gilt. Die zweite große Frage ist die Qualität des Lizenz-Managements: Im Fall von ZF Friedrichshafen gab es ein sehr ordentliches Inhouse-Lizenzmanagement. Wenn die Belege fehlen und wir nicht eindeutig und lückenlos nachvollziehen können, bei wem die Rechte liegen, lassen wir die Finger von den Lizenzen. Wir haben viele Kunden, bei denen wir deshalb nur 40 bis 50 Prozent der Lizenzen tatsächlich nutzen können. Bei  ZF Friedrichshafen haben wir letztendlich Lizenzen im Wert von mehreren Millionen Euro erworben.

Aber ihr arbeitet auch mit kleineren Unternehmen zusammen?

Der Prüfungsprozess beim Ankauf von Lizenzen, den wir mithilfe unserer Partner wie Deloitte oder KPMG durchführen, ist trotz Nutzung von spezieller Software sehr aufwendig. Deshalb sind unsere Kunden in diesem Bereich tendenziell eher Konzerne. Unter den Firmen, die die Lizenzen kaufen, befinden sich aber auch viele kleine und mittelständische Unternehmen, die Geld sparen und nachhaltig agieren wollen.

Habt ihr in eurem Bereich eigentlich viel Konkurrenz?

Nein, eher nicht. Als wir damals das Recht erstritten haben, mit den Lizenzen zu handeln, gab es Trittbrettfahrer, von denen auch einige noch existieren. Tatsächlich muss ich in unserem Bereich wirklich auch vor schwarzen Schafen warnen. Unternehmen sollten gut prüfen, mit wem sie zusammenarbeiten. Wir gehören sicher zu den drei größten seriösen Anbietern in Europa.

Kontakt

Webseite: capefoxx.com

LinkedIn: Thomas Huth