Das Startup Pilotprojekt – Kooperationen mit Startups beginnen

Startup Pilotprojekt oder auch einfach nur Startup Pilot – auf diesen Begriff ist wohl jeder, der sich mit Startup Kooperationen auseinandersetzt schon das ein oder andere Mal gestoßen. Aber worum handelt es sich dabei genau, und wie läuft der Prozess eines Startup Pilotprojektes ab? Was gilt es vorab und während der Durchführung zu beachten? Im Rahmen der Serie „Zusammenarbeit mit Startups starten“ möchten wir darüber Aufschluss geben und Tipps geben, wie potenzielle Hürden umgangen werden können. 

Was ist ein Startup Pilotprojekt? 

Startup Pilotprojekte finden zwischen Startups und Kooperationspartnern statt. Dabei kann es sich sowohl um große Konzerne als auch um mittelständische Unternehmen oder Akteure der öffentlichen Hand handeln. Nach dem sich beide Parteien in der „Learn-Phase“ kennenlernen kennengelernt haben, geht es nun in der „Match-Phase“ darum zu schauen, ob man wirklich zusammenpasst und auch in einer Kooperation miteinander funktioniert. In diesem Zuge wird ein gemeinsames Pilotprojekt initiiert, quasi eine Testversion einer ersten Zusammenarbeit. Diese ist sowohl hinsichtlich ihres zeitlichen als auch finanziellen Rahmens begrenzt, und birgt somit im Vergleich zu einer langfristigen Kooperation weitaus weniger Risiken. Roman Neumann von der VR-Leasing AG bezeichnet Pilotprojekte im Interview mit dem Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft auch als eine Art Dienstleistungsvertrag:  

„Wir starten mit einem Piloten, um erstmal zu schauen, wie das läuft. Wenn wir die Lernphase überschritten haben und der Pilot abgeschlossen ist, dann geht es um die Entscheidung ein gemeinsames Projekt zu machen, das man dann zur Marktreife bringt“. 

Außerdem können potenzielle Hürden und Probleme in einer Zusammenarbeit bereits frühzeitig erkannt werden. Pilotprojekte spielen also für beide Parteien eine wichtige Rolle. Insbesondere für Startups in der Frühphase sind sie besonders attraktiv, da sie schnelle Ergebnisse ermöglichen. Man beginnt quasi mit einem unverbindlichen Dating, anstatt direkt zu heiraten.  

Dauer und Durchführung eines Pilotprojektes

Zu Beginn des Pilotprojektes sollte dessen Ablauf definiert werden. Das beinhaltet auch, den zeitlichen Rahmen bereits von vornherein festzulegen. Die typische Dauer für ein Pilotprojekt liegt bei etwa drei bis sechs Monaten. Ein Pilotprojekt eignet sich außerdem dazu, neu Dinge auszuprobieren und Experimente zu wagen, da grade am Anfang scheitern erlaubt ist. Es ist wichtig, dass von beiden Seiten eine offene, positive Fehlerkultur praktiziert wird, da man so im gemeinsamen Prozess aus Fehlern lernen und sowohl die Zusammenarbeit als auch das Produkt verbessern kann. Für Startups besteht die Herausforderung bei solch einem Projekt nun darin, im Unternehmen den richtigen Ansprechpartner zu finden. Zudem sollte das Management, und nicht nur die Projektleitung von Beginn an mit eingebunden werden.

Die Herausforderung der Unternehmen besteht nach der Auswahl der richtigen Startups, die schon in der „Learn-Phase“ erfolgt sein sollte, darin diese auch hinsichtlich einer längeren Zusammenarbeit zu bewerten. Nach Abschluss des Pilotprojektes können sowohl Startup als auch Unternehmen entscheiden, wie sie weiter verfahren möchten. Wenn sich bereits im Pilotprojekt gezeigt hat, dass sich durch eine Kooperation für beide Parteien ein Mehrwert ergeben kann und diese auch in der Zusammenarbeit harmonieren, kann in der nächsten Phase des Kooperationsprozesses, der “Partner-Phase” eine langfristige Partnerschaft angebahnt werden. 

Was gilt es während dem Startup Pilotprojekt zu beachten? 

Bevor das Pilotprojekt überhaupt eingegangen wird, ist es wichtig, dass beide Parteien klar definieren, mit welchem Ziel sie die Kooperation eingehen. Die Bedarfsidentifikation sollte also bereits stattgefunden haben. Zudem ist es für die Konzerne, bzw. Mittelständler wichtig zu überlegen, ob das Produkt des Startups angemessen in die Unternehmensstruktur implementiert werden kann. Außerdem ist es vorteilhaft, wenn bereits zu Beginn des Pilotprojektes Pläne bestehen, wie es danach weitergehen könnte. Da Pilotprojekte in der Regel auf langfristige Zusammenarbeit abzielen, ist es sinnvoll von vorneherein gemeinsam festzuhalten wie diese aussehen könnte, damit Uneinigkeiten nicht erst nach Abschluss eines gemeinsamen Pilotprojektes auffallen. Auch das Thema Compliance, mit dem Unternehmen sich häufig sehr viel mehr auseinandersetzen und mehr Know-How diesbezüglich mitbringen als die Startups, sollte nicht außer Acht gelassen werde. Zwei weitere, besonders wichtige Faktoren sind außerdem Transparenz und Schnelligkeit. Denn Zeit ist genau die Ressource, die bei Startups sehr begrenzt ist, insbesondere wenn sie sich noch in der Frühphase befinden. Transparenz und Vertrauen von beiden Seiten ist eine grundlegende Voraussetzung für erfolgreiche Partnerschaften, auch hinsichtlich langfristiger Kooperationen. Daher sollte auf diesen Punkt bereits von Beginn an Wert gelegt werden, um mit einer guten Basis in das erste gemeinsame Projekt zu starten.  

Im Rahmen eines Pilotprojektes können beide Parteien also prüfen ob es sich wirklich um ein Match handelt. Die Vorteile gegenüber einer direkten langfristigen Partnerschaft besteht darin, dass Startup und Unternehmen sich zuerst ohne Druck und in Ruhe kennenlernen können. Für Startups sind Pilotprojekte sehr attraktiv, da sie ihnen die Möglichkeit bieten, schnelle Ergebnisse zu liefern und sich die Anbahnungsphase in der Regel relativ kurz gestaltet, sodass keine zeitlichen Probleme entstehen. So viele Vorteile eine erfolgreiche Kooperation für beide Seiten auch bringen kann, ist es auch wichtig zu erkennen, wenn man nicht zueinander passt und dies zu akzeptieren. Da es sich bei einem Pilotprojekt um ein ressourcenschonendes Format handelt, und sowohl zeitlich als auch finanziell Grenzen gesetzt sind, gehen beide Seiten nur ein geringes Risiko ein.

„Das wichtigste an einem Pilotprojekt ist, dass es die Kosten eines späteren Scheiterns minimiert und darüber hinaus Gemeinsamkeiten aufzeigt und die Mehrwerte und Vorteile für beide Seiten bestätigt“.

 Dies erklärt Stephen Qauatrano vom US-amerikanischen Unternehmen Cisco im Interview mit dem Humboldt-Institut für Internet und Gesellschaft. Bei einem Scheitern des Projektes hält sich also der finanzielle Schaden in Grenzen. Dies gilt auch für die Reputation beider Partner. Sollte die erste gemeinsame Zusammenarbeit jedoch positiv verlaufen, bietet dies die ideale Basis für den Einstieg in eine langfristige Kooperation.